Sådan holder du et effektivt møde

Møder er en del af dagligdagen i langt de fleste virksomheder – og her er der både tale om interne såvel som eksterne møder. Det er dog langt fra de fleste virksomheder, der er styr på, hvordan man holder en godt og effektivt møde. VI har derfor her samlet nogle tips til, hvordan du kan sikre et godt og effektivt møde.

De rette omgivelser

Et mødelokale (eller flere) er forudsætningen for, at der overhovedet kan holdes ordentlige møder i virksomheden. Det går nemlig ikke at holde møder ude i det fri, da det så kan forstyrre resten af medarbejderne – og det er heller ikke ideelt at holde det i f.eks. chefernes kontorer. Det er dog ikke alle virksomheder, der har et lokale til rådighed til at holde møder i – især ikke, fordi det er storrumskontoret, der hersker på langt de fleste arbejdspladser rundt omkring i Danmark. Der findes dog en nem løsning på det problem – en mødeboks. En mødeboks er et lille rum, som kan installeres midt i et normalt storlokale, så der skabet et ekstra rum. Det er blevet en meget populær løsning, da man så får flere lokaler tilgængelige (som også kan bruges til andet), og man skal ikke i gang med store byggeprojekter.

En klar agenda

Hvis der ikke foreligger en plan for mødet, kan det hurtigt løbe af sporet og optage en del mere tid end der egentlig var behov for. Det kan altså spare en del tid (og mange sidespor), hvis der på forhånd ligger en klar tidsplan og struktur for mødet. Det hele skal altså skrives ned, og så er det også en god idé at sætte tidspunkter på. Husk dog her at være realistisk omkring det – og hav gerne et ur inden for rækkevidde, så du kan holde øje med at tiden ikke løber løbsk.

De rette hjælpemidler

I dag foregår de fleste ting online – og der er derfor ved mange møder behov for at vise noget på en skærm. Her er det dog ikke ideelt at vise det på en lille bærbarskærm. Mødelokalet skal være indrettet efter mødets behov, og her vil det derfor være ideelt at få installeret en skærm i mødelokalet, som en bærbar eller tablet kan kobles op på. Det giver de bedste forudsætninger for at vise, hvad der skal vises og sørger for at alle kigger på de samme data.